Tempo de guarda da documentação Contábil, Fiscal e Trabalhista

O tempo que você precisa guardar documentação contábil pode variar de acordo com as leis e regulamento. No entanto, geralmente é recomendado manter os registros contábeis por um período de pelo menos cinco a sete anos , após o fechamento do exercício financeiro. Isso é importante para estar em conformidade com os requisitos fiscais, contábeis e legais, além de ser útil em caso de auditorias ou disputas legais futuras.

No entanto, para situações específicas, como transações imobiliárias, contratos importantes ou documentos relacionados a bens tangíveis, pode ser prudente manter os registros por um período mais longo. É sempre aconselhável consultar um profissional contábil ou jurídico para obter orientação específica sobre os requisitos de retenção de documentos contábeis em sua jurisdição e para sua situação particular.

Segue os prazos;

Setor Contábil:

Tipo de Documento	Descrição	Prazo de Retenção	Leis/Regulamentos	Artigos
Balanços Patrimoniais	Demonstram a posição financeira da empresa em determinado período, apresentando seus ativos, passivos e patrimônio líquido.	Permanentemente	Lei nº 6.404/1976 (Lei das S/A)	Art. 176
Demonstrativos de Resultados	Apresentam o resultado das operações da empresa em determinado período, incluindo receitas, despesas, lucros e prejuízos.	Permanentemente	Lei nº 6.404/1976 (Lei das S/A)	Art. 176
Livro Diário	Registro contábil obrigatório que reúne todas as operações financeiras da empresa, organizadas cronologicamente.	Permanentemente	Lei nº 6.404/1976 (Lei das S/A)	Art. 262
Livro Razão	Registro contábil que detalha as movimentações de contas da empresa, fornecendo um resumo de todas as transações financeiras.	Permanentemente	Lei nº 6.404/1976 (Lei das S/A)	Art. 262
Livro Caixa	Registro das movimentações financeiras da empresa, incluindo entradas e saídas de recursos em espécie.	Permanentemente	Lei nº 6.404/1976 (Lei das S/A)	Art. 262
Notas Explicativas	Textos explicativos anexados às demonstrações contábeis para esclarecer informações relevantes não evidenciadas nas próprias demonstrações.	Permanentemente	Lei nº 6.404/1976 (Lei das S/A)	Art. 176
Documentos de Aquisição e Baixa de Ativos	Documentação que comprova a aquisição, amortização, depreciação e baixa de ativos da empresa, como imobilizado, investimentos, entre outros.	Permanentemente	Normas Contábeis Locais (ex: IFRS, CPCs)

Setor Fiscal:

Tipo de Documento	Descrição	Prazo de Retenção	Leis/Regulamentos	Artigos
Notas Fiscais	Documentos emitidos para registrar uma transação comercial, seja de compra ou venda de produtos ou serviços, contendo informações detalhadas sobre as operações, valores, impostos e dados do emissor e do destinatário.	5 a 7 anos	Lei nº 8.212/1991 (Lei da Previdência Social)	Art. 30
Faturas de Compra e Venda	Documentos que comprovam transações comerciais entre a empresa e seus fornecedores (compra) ou clientes (venda), contendo informações detalhadas sobre os produtos/serviços, valores e datas.	5 a 7 anos	Lei nº 8.212/1991 (Lei da Previdência Social)	Art. 30
Livro de Entrada e Saída	Registro contábil de todas as operações de compra e venda de mercadorias da empresa, incluindo detalhes como descrição, quantidades, valores, datas e informações de fornecedores/clientes.	5 a 7 anos	Código Civil Brasileiro	Art. 1.195 e seguintes
Declarações Fiscais	Incluem diversas declarações exigidas pela legislação tributária, como SPED, DCTF, ECF, entre outras, para apuração e recolhimento de impostos, como IRPJ, CSLL, IPI, ICMS, entre outros.	5 a 7 anos	Lei nº 5.172/1966 (Código Tributário Nacional)	Art. 173
Documentos de Importação e Exportação	Documentação relacionada às operações de importação e exportação de mercadorias, como DI (Declaração de Importação) e DSI (Declaração Simplificada de Importação).	5 anos	Decreto nº 6.759/2009 (Regulamento Aduaneiro)	Art. 602

Setor Trabalhista:

Tipo de Documento	Descrição	Prazo de Retenção	Leis/Regulamentos	Artigos
Folhas de Pagamento	Documentos que registram os pagamentos realizados aos funcionários, incluindo salários, horas extras, benefícios, descontos, contribuições previdenciárias e fiscais, entre outros.	5 anos após término do contrato	Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)	Art. 439, § 2º
Contratos de Trabalho	Documentos formais que estabelecem os termos e condições do vínculo empregatício entre o empregador e o empregado, incluindo informações sobre cargo, salário, jornada de trabalho, benefícios, entre outros.	5 anos após término do contrato	Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)	Art. 443, § 1º
Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)	Documento individual obrigatório para todos os trabalhadores empregados, onde são registrados os contratos de trabalho, remuneração, férias, entre outras informações.	Permanentemente	Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)	Art. 29
Comprovantes de Férias	Documentos que comprovam a concessão de férias ao empregado, incluindo o período de gozo das férias, remuneração e assinatura do empregador ou responsável.	5 anos após término do contrato	Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)	Art. 135
Atestados Médicos	Documentos emitidos por profissionais de saúde atestando a condição médica do empregado em casos de afastamento por motivo de saúde ou licença médica.	5 anos após término do contrato	Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)	Art. 13
Termos de Rescisão do Contrato de Trabalho	Documentos que formalizam o encerramento do contrato de trabalho, detalhando os valores devidos ao empregado, incluindo saldo de salário, férias proporcionais, aviso prévio, entre outros.	5 anos após término do contrato	Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)	Art. 477
Acordos Coletivos de Trabalho	Documentos que estabelecem condições de trabalho negociadas entre o empregador e o sindicato dos trabalhadores, como salários, benefícios, jornada de trabalho, entre outros.	Permanentemente	Consolidação das Leis do Trabalho (CLT)	Art. 613
Comprovantes de Pagamento de FGTS	Documentos que comprovam os depósitos mensais do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) efetuados pelo empregador em nome do empregado.	Permanentemente	Lei nº 8.036/1990 (Lei do FGTS)	Art. 23

Em um mundo empresarial cada vez mais dinâmico e competitivo, a eficiência financeira é essencial para o sucesso e a sustentabilidade das organizações. Um aspecto muitas vezes negligenciado, mas crucial, para alcançar essa eficiência é a gestão adequada da documentação. Uma gestão documental eficiente não se resume apenas a manter arquivos organizados e acessíveis. Envolve também a definição de políticas claras para a criação, armazenamento, acesso, compartilhamento e descarte de documentos.

A modernização da legislação relativa à guarda de documentação contábil, fiscal e trabalhista tem o potencial de trazer uma série de benefícios para as empresas, incluindo maior eficiência operacional, conformidade regulatória aprimorada e segurança da informação reforçada. No entanto, é importante que as empresas estejam atentas às mudanças na legislação e adotem práticas de gestão documental adequadas para se adaptarem às novas exigências e aproveitarem ao máximo as oportunidades oferecidas pela modernização.

Esperamos que este artigo tenha fornecido insights valiosos sobre a importância da gestão documental nas empresas modernas. Para mais dicas e recursos sobre gestão empresarial, continue acompanhando nosso blog.

Atenciosamente,

Fábio Moura

Contador em Maceió-AL

FMD Contabilidade